Різниця між найманим працівником ФОП та підрядником

Найняти людину “в штат” чи оформити підряд – різниця може коштувати 200 000 грн штрафу. Все впирається в форму відносин і контроль з боку держави.

Коротко: 6 ключових відмінностей

• Тип відносин. Працівник – трудові. Підрядник – цивільно-правові.
• Контроль. Працівник підпорядковується графіку. Підрядник працює самостійно.
• Оплата. Зарплата регулярна. Підряд – за результат роботи.
• Податки. Працівник: 18% ПДФО + 5% ВЗ + 22% ЄСВ. Підрядник – залежить від статусу.
• Відповідальність. Працівник обмежена. Підрядник відповідає за результат повністю.
• Ризики. Працівник – менше претензій ДПС. Підряд – ризик перекваліфікації.

Що таке найманий працівник у ФОП

Найманий працівник – це людина, яка працює за трудовим договором і підпорядковується правилам роботодавця.

КЗпП України, ст. 21:
“Трудовий договір – це угода, за якою працівник виконує роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку”.

Що це означає на практиці:

• фіксований графік (наприклад, 9:00-18:00);
• щомісячна зарплата (скажімо, 18 000 грн);
• відпустка 24 календарні дні;
• лікарняні та соціальні гарантії.

І головне – роботодавець контролює процес.

У 2024 році я працював із кейсом – Марія з Житомира, кав’ярня 35 м². Вона оформила бариста як працівника. Зарплата 12 000 грн + премія 3 000 грн. Податки:

• ПДФО – 2 700 грн (18%);
• військовий збір – 750 грн (5%);
• ЄСВ – 3 300 грн (22%).

Разом податкове навантаження – 6 750 грн на одного працівника.

КЗпП України, ст. 265:
“За фактичний допуск працівника без оформлення – штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат”.

У 2025 році це понад 70 000 грн за одну людину. І це той момент, де “економія” швидко стає збитком.

Що таке підрядник

Підрядник – це особа, яка виконує конкретну роботу за договором підряду або надання послуг.

Цивільний кодекс України, ст. 837:
“За договором підряду одна сторона зобов’язується виконати роботу, а інша – прийняти та оплатити її результат”.

Ключова відмінність – немає підпорядкування. Ви не кажете “приходь о 9:00”, ви кажете “зроби 10 лендінгів до 30 числа”.

Ось доречний приклад. У 2023 році я бачив кейс – Артем з Тернополя, інтернет-магазин. Він працював із дизайнером як підрядником:

• 5 банерів – 7 500 грн;
• термін – 5 днів;
• оплата після здачі.

Ніяких відпусток, лікарняних чи графіка.

Якщо підрядник – ФОП 3 групи, податки виглядають так:

• 5% від доходу (375 грн із 7 500 грн);
• ЄСВ – фіксовано ~1 650 грн/міс.

І тут здається: дешевше і простіше. Але є нюанс.

Порівняльна таблиця

Критерій	Найманий працівник	Підрядник
Договір	Трудовий	Цивільно-правовий
Контроль	Є графік і правила	Самостійна робота
Оплата	Зарплата щомісяця	За результат
Податки	Високі	Нижчі (часто)
Соцгарантії	Є	Немає
Відповідальність	Обмежена	Повна
Ризик штрафів	Мінімальний	Високий при помилці
Гнучкість	Низька	Висока
Перевірки	Менше питань	Часті підозри

Поширені помилки бізнесу

• “Підрядник дешевший – значить краще” → На папері так. Але при перевірці ДПС може перекваліфікувати договір у трудовий і донарахувати податки + штрафи.
• “Можна контролювати підрядника як працівника” → Якщо ви встановлюєте графік і даєте робоче місце – це вже ознаки трудових відносин.
• “Договір підряду – це захист” → Сам по собі договір не рятує. Дивляться на фактичні відносини.
• “ФОП-підрядник – безпечний варіант” → Так, але якщо він працює тільки з вами і за вашим графіком – ризик залишається.
• “Працівник – це складно” → Насправді це стабільніше. І менше ризиків при перевірках.

Детальні відмінності у практиці

Як ДПС визначає підміну трудових

Податкова дивиться на ознаки: регулярні виплати (наприклад, 15 000 грн щомісяця), робочий графік, робоче місце. Якщо є 3-4 ознаки – договір можуть визнати трудовим.

Рівень контролю над людиною

Працівнику ви ставите задачі і контролюєте процес щодня. Підряднику – лише результат. Якщо ви починаєте контролювати кожен крок, межа стирається.

Реальний кейс

У 2022 році я консультував Олену з Вінниці, салон краси. Вона працювала з майстрами як із підрядниками. Але:

• графік – 10:00-20:00;
• робоче місце – її;
• оплата – щотижня фіксована.

Перевірка ДПС перекваліфікувала відносини. Результат:

• донарахування податків за 12 місяців;
• штраф понад 120 000 грн.

Її реакція була проста: “Я думала, що це нормально”.

Фінансова різниця

Працівник із зарплатою 20 000 грн обходиться ФОП приблизно у 26 400 грн. Підрядник-ФОП – близько 21 000 грн. Різниця – 5 400 грн на місяць. Але один штраф перекриває цю “економію” на 2-3 роки вперед.

Гнучкість і масштабування

Підрядники зручні для коротких задач: сайт, реклама, ремонт. Працівники – для постійної роботи: продажі, обслуговування клієнтів.

Що обрати у вашій ситуації

• Якщо потрібна людина на постійну роботу (8 годин на день, 5 днів на тиждень) → оформлюйте працівника. Інакше ризик штрафу виникає вже в перші 1-3 місяці перевірки.
• Якщо робота проектна (наприклад, зробити сайт за 14 днів або вести рекламу 2 місяці) → підрядник. Це дешевше і гнучкіше. Але не встановлюйте графік і не давайте постійних задач.
• Якщо хочете зекономити на податках → оцініть ризик. Якщо оборот бізнесу 1-2 млн грн, штраф у 100 000+ грн може перекреслити всю економію за рік.

Висновок від pravo24.in.ua

Працівник – це стабільність і контроль, але дорожче. Підрядник – гнучкість і економія, але з ризиком перекваліфікації. Я для себе сформулював просто: якщо людина працює щодня і під вашим контролем – це працівник, навіть якщо в договорі написано інакше. І краще одразу оформити правильно, ніж потім виправляти через штрафи.

Відповідаю на часті запитання

Чи можна оформити всіх як підрядників і не платити податки?
Ні, і це швидко виявляється. Я бачив кейси, коли бізнес із 5 “підрядниками” отримував штрафи понад 300 000 грн. ДПС дивиться на фактичну роботу, а не лише на договір.

Що перевіряють у першу чергу?
Графік, регулярність виплат і робоче місце. Якщо людина сидить у вас в офісі з 9 до 18 – це вже сигнал.

Чи вигідно працювати з ФОП-підрядниками?
Так, але тільки якщо вони дійсно незалежні. Наприклад, ведуть кілька клієнтів і самі планують свій час.

Чи можна комбінувати?
Так, і це часто найкраще рішення. Працівники – для базових процесів, підрядники – для задач під проект.

Який штраф за підміну трудових відносин?
Близько 10 мінімальних зарплат за кожну особу. У 2025 році це понад 70 000 грн.

Що простіше адмініструвати?
Підрядників. Але працівники дають стабільність і менше юридичних ризиків.

P. S. Стаття містить загальну правову інформацію і не є юридичною консультацією. Цифри, строки, ставки та назви органів наведені на момент написання зі змінами в законодавстві вони можуть бути неактуальними. Актуальність перевіряйте на zakon.rada.gov.ua. Для вирішення конкретної ситуації зверніться до юриста.