Різниця між нотаріальним посвідченням та засвідченням

Плутанина між нотаріальним посвідченням і засвідченням часто коштує часу й грошей: документ приймають не всюди. Пояснюю різницю на прикладах і нормах права.

Коротко: у чому різниця

• Юридична сила. Посвідчення – створює правочин; засвідчення – підтверджує копію. Посвідчення формує права й обов’язки сторін. Засвідчення лише підтверджує відповідність копії оригіналу.
• Об’єкт дії. Посвідчення – правочин; засвідчення – документ. Нотаріус працює з волевиявленням сторін або з копією паперу.
• Рівень перевірки. Посвідчення – глибока перевірка; засвідчення – формальна. Перевіряються дієздатність, повноваження, відсутність заборон. У засвідченні – звірка тексту.
• Результат. Посвідчення – нотаріальний акт; засвідчення – напис на копії. Після посвідчення виникає повноцінний документ з реєстраційним записом.
• Реєстр. Посвідчення – обов’язково в Єдиному реєстрі; засвідчення – не завжди. Частина засвідчень не вноситься до реєстрів.
• Вартість. Посвідчення – від 1 000 до 10 000 грн+; засвідчення – 50-300 грн/стор. Залежить від виду правочину й регіону.
• Ризик помилки. Посвідчення – нижчий; засвідчення – вищий. Бо при посвідченні нотаріус перевіряє більше параметрів.

Що таке нотаріальне посвідчення

Я пояснюю це просто: посвідчення – це коли нотаріус “вмикає” документ у правове поле. Він перевіряє особу (паспорт, ІПН), дієздатність, інколи – сімейний стан, а для нерухомості – ще й обтяження в реєстрах. Після цього підтверджує, що сторони дійсно уклали правочин і розуміють наслідки.

“Цивільний кодекс України, ст. 209”
Правочин підлягає нотаріальному посвідченню у випадках, встановлених законом або за домовленістю сторін.

“Закон України “Про нотаріат”, ст. 34″
Нотаріуси посвідчують правочини, перевіряючи їх законність і волевиявлення сторін.

Ось конкретика. У 2025 році в Миколаєві я супроводжував угоду купівлі квартири 58,4 м² на вул. Чкалова. Ціна – 1,92 млн грн. Нотаріус перевірив три реєстри: ДРРП, Реєстр обтяжень рухомого майна (на предмет іпотеки старого кредиту) і Реєстр боржників. Плюс – згода другого з подружжя продавця. На це пішло близько 70 хвилин і 4 800 грн нотаріальних послуг. Без посвідчення така угода була б нікчемною.

З мого досвіду, посвідчення потрібне там, де помилка “дорога”: нерухомість, іпотека, шлюбні договори, спадкові договори, довіреності з широкими повноваженнями. Нотаріус не просто ставить печатку – він фактично фільтрує ризики.

Що таке нотаріальне засвідчення

Засвідчення – це про копії та підписи. Нотаріус не “створює” правочин, а підтверджує, що копія відповідає оригіналу, або що підпис належить конкретній особі.

“Закон України “Про нотаріат”, ст. 75″
Нотаріуси засвідчують вірність копій документів і виписок з них.

Типовий кейс: ви подаєте документи до університету в Польщі. Вимагають копії диплома і додатка. Оригінал показуєте нотаріусу, він звіряє сторінки (інколи 8-12 аркушів), ставить напис “Згідно з оригіналом”, дату, підпис і печатку. Вартість – приблизно 120-180 грн за сторінку. Ніяких перевірок правочинів тут немає.

У мене була історія в 2024 році з Іриною з Кропивницького: вона принесла копію довіреності для банку. Засвідчили копію, але банк відмовився прийняти – вимагали саме нотаріально посвідчену довіреність, а не копію. Вона втратила два дні і 360 грн. Річ у тім, що засвідчення не замінює посвідчення, навіть якщо документ виглядає “офіційно”.

Порівняльна таблиця

Критерій	Посвідчення	Засвідчення
Об’єкт	Правочин (договір, довіреність)	Копія документа або підпис
Результат	Нотаріальний акт з реєстром	Напис “згідно з оригіналом”
Перевірки	Особа, дієздатність, обтяження	Відповідність копії оригіналу
Реєстрація	Обов’язково в реєстрах	Не завжди
Правові наслідки	Виникають права/обов’язки	Наслідків не створює
Тривалість	30-120 хв	5-15 хв
Вартість	1 000-10 000 грн+	50-300 грн/стор.
Ризики	Нижчі через перевірки	Вищі, якщо переплутати з посвідченням
Приклади	Купівля квартири, іпотека	Копія паспорта, диплома

Типові помилки

• Плутають копію з оригіналом → Людина приносить засвідчену копію договору замість посвідченого оригіналу. Орган відмовляє, бо копія не створює прав. Втрачається час, інколи зривається угода.
• Економлять на посвідченні → Беруть “простий” письмовий договір замість нотаріального. Для нерухомості це прямий шлях до нікчемності правочину й спору в суді.
• Ігнорують реєстри → Думають, що достатньо підписів сторін. Без перевірки обтяжень можна купити квартиру з іпотекою або арештом.
• Засвідчують зайве → Роблять нотаріальні копії там, де вистачає сканів (наприклад, внутрішні корпоративні процедури). Переплата по 150 грн за сторінку множиться на десятки документів.
• Неправильна довіреність → Засвідчують підпис на бланку, але не посвідчують саму довіреність. У банку або держоргані таку “довіреність” не приймають.

Детальні відмінності

Перевірка дієздатності та волі

При посвідченні нотаріус зобов’язаний оцінити, чи особа розуміє наслідки. Це не формальність: якщо є сумніви (вік, стан), можуть відкласти дію або запросити додаткові документи. При засвідченні такої глибини немає – головне, щоб копія збігалася з оригіналом.

Робота з реєстрами та обтяженнями

Для угод із нерухомістю нотаріус перевіряє записи в ДРРП і наявність арештів. У 2026 році стандарт – перевірка щонайменше двох реєстрів перед підписом. Засвідчення взагалі не зачіпає ці бази.

Вартість і структура платежу

Посвідчення складається з державного мита (0,01-1% від суми правочину залежно від типу) і плати за послуги. Наприклад, при сумі 2 млн грн мито може бути 200-20 000 грн залежно від конструкції угоди. Засвідчення – проста тарифікація за сторінку або підпис.

Наслідки помилки через 30 днів

Якщо ви уклали договір, що підлягає посвідченню, без нотаріуса, ризик – визнання його нікчемним навіть через місяць чи рік. Засвідчення не має “відкладених” правових ефектів: воно або приймається як копія, або ні.

Особистий кейс з довіреністю

У серпні 2025 року в Чернівцях клієнт Роман оформляв довіреність на продаж авто (VIN закінчувався на 8K3). Він приніс бланк і просив “засвідчити підпис”. Я наполіг на посвідченні довіреності. Через два тижні покупець вимагав підтвердження повноважень у сервісному центрі МВС – і саме посвідчена довіреність вирішила питання за 40 хвилин, без додаткових поїздок.

Що обрати у вашій ситуації

• Якщо ви укладаєте договір купівлі квартири → ключова ознака: перехід права власності → дія: тільки нотаріальне посвідчення з перевіркою реєстрів → якщо цього не зробити, угода може втратити силу, а гроші повертаються через суд місяцями.
• Якщо подаєте документи за кордон (диплом, свідоцтва) → ознака: потрібна копія для іноземної установи → дія: нотаріальне засвідчення копій (інколи плюс апостиль) → без цього пакет документів повернуть протягом 3-10 днів.
• Якщо передаєте повноваження на дії від вашого імені → ознака: потрібен представник → дія: посвідчити довіреність, а не просто підпис → без посвідчення банк чи держорган відмовить, і ви втратите 1-3 робочі дні.

Підсумок від автора

Посвідчення – про створення прав і безпеку угоди; засвідчення – про підтвердження копії. Я завжди дивлюсь на “ціну помилки”: якщо вона велика, беру посвідчення. Для копій – не переплачую, достатньо засвідчення. Перевірте, що саме вимагає установа, і дійте під це. Це економить і гроші, і нерви.

Відповідаю на часті запитання

Чи приймуть засвідчену копію договору замість посвідченого оригіналу?
Я стикався з цим десятки разів: ні, не приймуть там, де закон вимагає посвідчення. Копія – це лише копія, навіть із печаткою. Якщо мова про нерухомість чи довіреність із широкими повноваженнями, потрібен саме нотаріальний акт. Інакше повернуть документи без розгляду.

Скільки часу займає посвідчення договору купівлі квартири?
У мене зазвичай виходить 60-120 хвилин у нотаріуса плюс підготовка пакета 1-3 дні. Перевірки реєстрів і узгодження тексту займають левову частку часу. Якщо є іпотека чи кілька співвласників, додавайте ще 30-40 хвилин.

Чи можна обійтися без нотаріуса, якщо сторони довіряють одна одній?
Довіра – добре, але закон інколи вимагає посвідчення. Я бачив випадки, коли “домовились на словах”, а потім роками судились. Там, де є вимога закону, відступати не раджу – це прямий ризик втрат.

Чи потрібен апостиль після засвідчення копій?
Якщо документи йдуть за кордон – часто так. Я орієнтуюсь на вимоги країни: Польща, Німеччина – зазвичай просять апостиль. Це ще 1-3 дні і окрема оплата, але без нього пакет можуть не прийняти.

Чим відрізняється засвідчення підпису від посвідчення довіреності?
Засвідчення підпису підтверджує, що підпис ваш. Але повноваження як такі не виникають. Посвідчення довіреності – це вже документ, який дає представнику конкретні права, і його визнають банки та держоргани.

Чи є сенс робити нотаріальні копії для внутрішніх потреб компанії?
Я зазвичай не раджу. Для внутрішнього документообігу вистачає звичайних копій або електронних сканів. Нотаріальні копії мають сенс, коли їх прямо вимагає контрагент або установа.

P. S. Стаття містить загальну правову інформацію і не є юридичною консультацією. Цифри, строки, ставки та назви органів наведені на момент написання. Зі змінами в законодавстві вони можуть бути неактуальними. Актуальність перевіряйте на zakon.rada.gov.ua. Для вирішення конкретної ситуації зверніться до юриста.